Ochrona danych osobowych w praktyce

Jak wdrożyć RODO w firmie?

O RODO słyszymy już od dłuższego czasu i z każdej strony jesteśmy bombardowani coraz to nowszymi informacjami na temat przepisów czy też ich interpretacji. W dalszym ciągu przedsiębiorstwa czekają na wytyczne bądź dobre praktyki, dzięki którym będą w stanie szybko przeprowadzić wdrożenie RODO. Nie da się ukryć, że rozporządzenie RODO nakłada na właścicieli przedsiębiorstw i wszelkich administratorów danych osobowych sporo obowiązków, które muszą spełnić, aby ze spokojem móc świadczyć usługi. Warto natomiast do tematu wdrożenia RODO podejść z dużym rozsądkiem, ponieważ niejedna oferta wdrożenia RODO nie zawiera wszystkich działań, które powinny być uwzględnione. Nowe rozporządzenie i brak wiedzy wśród przedsiębiorców staje się bardzo dużym polem do popisy dla osób, które chcą na tym zyskać. W związku z tym decydując się na wsparcie ze strony firmy zewnętrznej powinniśmy potraktować wdrożenie RODO krok po kroku i sprawdzić oferty zarówno pod katem działań, jakie uwzględniają, jak i finalnych raportów. Cena także powinna mieć dla nas kluczowe znaczenie, ponieważ jeśli obejmuje niewiele procesów, a jest wygórowana możemy się spodziewać, że przeprowadza je firma, która nie specjalizuje się w kompleksowym wdrożeniu.

Nie da się ukryć, że ze względu na rozległość przepisów oraz fakt, że w przypadku wielu przedsiębiorstw są to rzeczy kompletnie nowe istotne jest skorzystanie z usług właściwego podmiotu sprawdzającego. Na stronach internetowych firm audytujących znajdziemy cennik jak i szczegółowy opis wdrożenia, co na pewno będzie wartościowe i pomocne w wyborze właściwej firmy. Dla wielu firm kluczowe znaczenie ma szkolenie i odpowiednie wprowadzenie wszystkich pracowników w temat ochrony danych osobowych oraz zmian, jakie niesie za sobą RODO. Wdrożenie RODO w firmie to niewątpliwie duże wyzwanie, do którego należy podejść z dużą rozwagą i przede wszystkim ze sporym wyprzedzeniem. Bez trudu natomiast znajdziemy obecnie firmy, które świadczą ekspresowe usługi wdrożenia RODO oraz audytów, dzięki czemu nawet krótko przed wejściem w życie przepisów jesteśmy w stanie otrzymać istotne dla nas informacje. Na ich podstawie będziemy w stanie później dokonać kluczowych zmian w procedurach w firmie czy też właściwie dostosować system, z jakiego korzystamy.

Dla wielu podmiotów bardzo przydatny może być praktyczny poradnik, dzięki któremu są w stanie w krótkim czasie odpowiednio zmodyfikować dokumenty czy też procedury. Wdrożenie RODO i małych i średnich organizacjach to wbrew pozorom równie wymagające zadanie co w większych firmach, ponieważ należy dokonać dokładnie takiej samej inwentaryzacji zasobów. Oczywiście może zająć to mniej czasu, co nie zmienia faktu, że należy zająć się tym we właściwy sposób. Wiele firm, które prowadzą takie procesy udostępnia podstawowe informacje na swoich stronach internetowych, dzięki czemu możemy samodzielnie wykonać podstawowe działania, a z ich usług skorzystać w późniejszym etapie. Nie da się ukryć, że każdą placówkę należy potraktować indywidualnie i podejść do niej zupełnie inaczej. Wdrożenie RODO w małej firmie na pewno będzie przebiegało zupełnie inaczej niż wdrożenie RODO w szkole z prostej przyczyny. Są to podmioty, które przetwarzają zupełnie inne dane, a jak wiemy RODO wyraźnie mówi o szczególnej ochronie osób małoletnich. W związku z tym planując wdrożenie RODO warto w pierwszej kolejności ustalić szczegóły z firmą, której to zlecamy. Niezbędnym elementem takiej współpracy powinna być umowa, która ściśle określa działania, jakie wykonana firma zewnętrzna. Oprócz tego bardzo ważnym elementem powinien być harmonogram działań, dzięki któremu jesteśmy w stanie monitorować postępy w pracy i odpowiednio dostosowywać je do procesów, które jednocześnie toczą się w naszej organizacji. Zarządzanie wdrożeniem RODO to bez dwóch zdań jedno z trudniejszych zadań, ponieważ większości firm zależy na zrealizowaniu go możliwie szybko. Jednocześnie istotne jest zachowanie ciągłości kluczowych i głównych działań w firmie, które mogą polegać na dostarczaniu klientom usługi czy bieżącej sprzedaży produktów i rozwoju całej firmy.

Nie da się ukryć, że RODO nakłada na wszystkich duże wymagania. Dokumenty, jakie należy przygotować wymagają czasu i pracy dlatego ważne jest, aby skorzystać z opinii osób, które mają już podstawowe doświadczenie w tej kwestii. Rejestry czynności przetwarzania i kategorii przetwarzania, jakie musimy prowadzić będąc administratorem czy podmiotem przetwarzającym dane osobowe na zlecenie rzeczywiście stanowią niezbędny punkt na liście „do zrobienia” jeśli zależy nam na byciu w pełni zgodnym z RODO i uniknięciu sytuacji, w których na żądanie organu nadzorczego jesteśmy w stanie szybko i klarownie przedstawić wszystkie informacje. Całe RODO właśnie do tego w dużej mierze się sprowadza – dokładnym i konkretnym przedstawieniu dokumentów i uzasadnieniu prowadzonych przez nas działań.

Bezpieczeństwo informacji i zakres usług:

• Szkolenie z zakresu RODO
• Szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych dla pracowników
• Wdrożenie RODO hotel
• Wdrożenie RODO Przychodnia
• Wdrożenie RODO szkoła
• Wdrożenie RODO placówki oświatowe
• Wdrożenie RODO pensjonaty
• Wdrożenie RODO stowarzyszenia
• Wdrożenie RODO duże i małe firmy
• Wdrożenie RODO placówki medyczne
• Wdrożenie RODO przedszkole
• Wdrożenie RODO uzdrowika

Współczesne przepisy prawne kładą ogromny nacisk na respektowanie tajności danych osobowych. Mając na uwadze dobro członków Unii Europejskiej , cztery lata temu uchwalono, a dwa lata temu ratyfikowano Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, zapisywane jako RODO. Stosowanie się do zapisów rozporządzenia wymagane jest od wszelkich działalności, które na co dzień obcują z danymi osobowymi swoich klientów . Sankcje za zaniechanie przestrzegania RODO w Polsce wynoszą nawet 20 milionów euro, dlatego o wiele mniej kosztownym, pewniejszym i prostszym rozwiązaniem jest audyt zgodności z RODO w Polsce. Taka kontrola pozwoli uniknąć nieprzyjemnych kar, a jednocześnie wskaże miejsca , gdzie niezbędne jest szkolenie z ochrony danych osobowych w Polsce.

Wdrożenie RODO w firmie w Polsce nie należy do prostych zadań - podejmowanie takiego przedsięwzięcia bez uprzedniej edukacji może zgubić niejednego przedsiębiorcę . To nie tylko wstawienie klauzuli na stronę internetową czy poinformowanie klienta o sposobie przetwarzania danych - to cały sposób gromadzenia, przechowywania, oraz zabezpieczenia danych personalnych. Skala przedsiębiorstwa, miejsce siedziby czy zasięg oferty nie jest ułatwieniem : wdrożenie RODO w małej firmie w Polsce będzie nie mniejszym wyzwaniem od implementacji legalnej w globalnej korporacji. Cały proces można rozłożyć na cztery podstawowe kroki:

• Analiza potrzeb i ryzyka: dostosowanie przedsięwziętych środków i ocena adekwatności zaplanowanych działań. Krok ten jest całkowicie niezbędny, stanowi punkt wyjścia, by prowadzić dalsze prace w kwestii ochrony danych osobowych i określania możliwych niebezpieczeństw . Należy uwzględnić fakt , iż zupełnie inne usługi będą potrzebne jednoosobowym działalnościom gospodarczym i mikrofirmom, a zupełnie inne kroki podejmą rozbudowane holdingi i konglomeraty przedsiębiorstw.
• Badanie dotychczas podejmowanych działań: audytowi zostaną poddane wszystkie czynniki mające na celu respektowanie RODO: od tego, jak brzmi klauzula o przetwarzaniu danych osobowych aż po ogólne bezpieczeństwo informacji w firmie. Na podstawie tego następuje werdykt, czy dotychczasowa ochrona danych osobowych w przedsiębiorstwie w Polsce była satysfakcjonująca , czy też należy wdrożyć drobne innowacje.
• Wprowadzenie niezbędnych modyfikacji: wdrożenie RODO w firmie w Polsce następuje na podstawie rekomendacji doświadczonych i wykwalifikowanych rewidentów . Rekomendacje obejmują zarówno sposoby, w jaki ma nastąpić wdrożenie RODO w Polsce, jak również ustabilizowanie i zagwarantowanie bezpiecznego przetwarzania danych osobowych. Każda decyzja i wszelkie rekomendacje znajdują swoje odzwierciedlenie w faktycznym akcie prawnym, jakim jest ustawa o ochronie danych osobowych.
• Ocena podjętych działań: po okresie wdrożenia nowych działań nastąpić musi ich weryfikacja i kontrola. Działanie to ma na celu to przedsięwzięcie zdecydujemy, tym łagodniej wdrożymy RODO krok po kroku w Polsce - decyzja nakazowa Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych przysporzy nadmiernego pośpiechu i natłoku obowiązków.

Wróćmy znów do tematu szkolenia dla firm w Polsce, który to zapewne ciekawi wielu przedsiębiorców . Szkolenia z bezpieczeństwa informacji w Polsce dzielą się na dwa etapy: część ogólną, której wiedza jest kluczowa bez względu na piastowane stanowisko , oraz część specjalistyczną. Podczas procesu edukacji pracownicy korzystają z e-platform szkoleniowych, dzięki czemu kurs może być realizowany zdalnie. Interesujący sposób przygotowania wykładów, łatwo przyswajalna wiedza oraz atrakcyjna forma szkolenia sprawia, że przygotowanie RODO w Polsce staje się jeszcze prostsze niż kiedykolwiek. Dodatkowo, pracodawca wysyłający na szkolenie swojego pracownika może nadzorować postępy, a po pomyślnym zakończeniu kursu istnieje opcja bezpośredniego wygenerowania potwierdzenia ukończenia szkolenia. Poza edukacją pracowników, kierowników, dyrektorów i członków zarządu, można również skorzystać ze szkolenia IOD w Polsce. Nie trzeba dodawać , że przedstawione treści są na bieżąco uaktualniane i korygowane w przypadku zmian prawnych - jest to absolutny wymóg gwarantujący zgodność informacji ze stanem powszechnie obowiązującym.

Wielu osobom wydaje się , że istotą rozporządzenia o ochronie danych jest wyskakująca na stronie www zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Jest to tylko jedna z części tworzących niezwykle rozbudowany system, jakim jest obsługa RODO w Polsce. Istnieją wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne, które nie tylko przeprowadzają szkolenia, wykonują audyty RODO w Polsce czy też implementują działania od podstaw, ale także w czasie rzeczywistym zarządzają kwestiami wskazywanymi przez Prezesa UODO. Przykładem takiego działania jest sporządzanie dokumentacji RODO w Polsce czy też przejęcie obowiązków i wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych. Sukces w tym obszarze mogą zapewnić rozbudowane zespoły, w skład których wchodzą doświadczeni prawnicy, biegli archiwiści, fachowcy z zakresu infrastruktury IT oraz odpowiedzialni rewidenci administracyjni. Całą wiedzę z kolei zbierają i przekazują trenerzy oraz szkoleniowcy, którzy - siłą rzeczy - reprezentują całość zespołu, na którym bazuje kancelaria ochrony danych osobowych. Kluczowe zatem będzie zespolenie wszystkich umiejętności w jeden sprawnie zarządzany i funkcjonujący system - tylko w ten sposób możliwe będzie pozyskiwanie nowych i utrzymywanie dotychczasowych klientów .

Wśród rozmaitych ofert nadzwyczajne zainteresowanie wzbudza propozycja, jaką jest outsourcingowy Inspektor Ochrony Danych w Polsce. Inspektor ochrony danych - w skrócie IOD - to osoba fizyczna pomagająca administratorowi w wykonywaniu ustawowych obowiązków. Przejęcie funkcji IOD w Polsce przez osoby przeszkolone w obrębie zabezpieczenia danych osobowych to kolejny element prewencji i zarządzania informacjami w przedsiębiorstwie. Zewnętrzny IOD w Polsce to też oszczędność dla przedsiębiorcy - nie trzeba zatrudniać nowej osoby lub nadmiernie obciążać dotychczasowego personelu, skoro usługę tą można skutecznie rozwiązać przy pomocy outsourcingu. Problematyka , czy warto wyznaczać inspektora ochrony danych jest bezsporna - dla niektórych podmiotów (np. organy publiczne, podmioty przetwarzające dane na dużą skalę) IOD jest obowiązkowy. Przy innych działalnościach nie ma ustawowego nakazu wyznaczenia inspektora ochrony danych, lecz bez wątpienia zadziałamy z pożytkiem dla firmy wykonując to działanie .