Audyt zgodności z RODOCzy RODO to postrach, którego rzeczywiście należy się bać?

Dla wielu osób RODO to przede wszystkim bardzo wysokie kary i niezrozumiałe przepisy. Czy jest to uzasadnione? Owszem kary uwzględnione w rozporządzeniu są konkretne, natomiast absolutnie nie należy koncentrować się tylko na nich. RODO oprócz kar wnosi o wiele więcej obowiązków i wymagań dla podmiotów przetwarzających dane dlatego najważniejsze jest właściwe przygotowanie i ustalenie planowanych działań.

Jak dobrze przygotować się do RODO?

Wielu przedsiębiorców staje przed dużym wyzwaniem, jakim jest sprawne i skuteczne wdrożenie w swoich jednostkach przepisów wynikających z nowego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Świadomość ludzi jest coraz większa, a co za tym idzie stosowanie odpowiednich zabezpieczeń i przetwarzanie ich danych we właściwy sposób to tylko jedno z wielu zadań, jakie czeka firmy, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych na dużą skalę. Wdrożenie RODO do swojej firmy to przede wszystkim uświadomienie sobie konieczności sprawdzenia zarówno dokumentacji, jak i procesów w jednostce. Audyt zgodności z RODO oferuje obecnie coraz więcej firm certyfikujących, więc bez trudu znajdziemy dobrą ofertę na rynku. Na co należy natomiast zwrócić uwagę jeśli chodzi o audyt RODO? Przede wszystkim należy wybrać taki podmiot, który specjalizuje się w ochronie danych osobowych i ma świadomość jak wiele wymagań stawia przed administratorami RODO. Podczas audytu kluczowe jest wskazanie tych obszarów, które wymagają transformacji i niezbędne jest wdrożenie właściwych zmian. Audyt przed wdrożeniem należy przeprowadzić odpowiednio wcześnie, aby po otrzymaniu raportu z audytu mieć czas na realizowanie założeń i wdrażanie zmian organizacyjnych czy technicznych. Firmy, które przeprowadzają audyt ochrony danych osobowych przede wszystkim koncentrują się na inwentaryzacji obecnych zasobów i sprawdzeniem ich pod kątem zgodności z RODO.

Kto będzie sprawował pieczę nad ochroną danych w Polsce?

Wraz z wejściem w życie RODO w całym kraju następuje sporo zmian. Znany wszystkim dobrze GIODO zostanie zastąpiony przez inny urząd choć wiele się mówi o tym, że jego działanie będzie stosunkowo podobne do prac Generalnego Inspektora. Oczywiście znika wiele obowiązków, w tym konieczność zgłaszania bazy, co niewątpliwie jest ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorców, ale także małych firm czy osób prywatnych prowadzących działalność w internecie. Nie da się jednak ukryć, że dane osobowe są obecnie topowym pojęciem i wciąż niezbędna będzie ich właściwa ochrona oraz kontrolowanie poszczególnych podmiotów w zakresie wymagań RODO. Przetwarzanie danych osobowych to wiele procesów, które w różnych firmach wyglądają zupełnie inaczej i przez to niezbędne jest sprawowanie nad tym kontroli. Podmioty przetwarzające dane wrażliwe to bez wątpienia grupa, która musi dołożyć wszelkich starań, aby spełnić niezbędne wymagania oraz zapewnić całościową ochronę powierzonych im danych.

Ochrona danych osobowych w firmie

Do tej pory temat ochrony danych osobowych w wielu firmach, szczególnie małych i średnich przedsiębiorstwach nie był najważniejszy i zachowywano podstawowe standardy bezpieczeństwa. RODO przynosi całkowitą zmianę i nawet małe podmioty, ale w których przetwarzanie danych osobowych jest podstawową czynnością muszą się do niej dostosować. Funkcja, jaka pojawia się w RODO to inspektor ochrony danych osobowych. Co ciekawe dla wielu osób jest to zupełnie nowa rola natomiast jest to po prostu nowy ABI, który ma rozszerzone i bardziej sprecyzowane obowiązki. Niezbędne szkolenia pracowników, przygotowywanie dokumentacji, regularne audyty to jedne z wielu obowiązków inspektora. Dokumenty takie jak polityka bezpieczeństwa wymagają solidnej aktualizacji i na pewno ważne jest, aby umieścić tam wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia danych czy pracy z danymi. Dla wielu osób procedury związane z ochroną danych osobowych stanowią naprawdę ciężki orzech do zgryzienia. Szczególnie problem pojawia się w jednostkach, które nieco po macoszemu traktowały temat danych osobowych.

Szkolenia dla firm i przedsiębiorców

RODO jest tak obszernym dokumentem, że problematyczne jest nie tyle jego przeczytanie, co właściwa interpretacja. W związku z tym mocno rekomenduje się audyt bądź szkolenie, jakie może przeprowadzić firma zewnętrzna bądź ABI czy Inspektor, którzy także są audytorami zewnętrznymi. Koszt takiego szkolenia czy audytu oczywiście nie należy do najtańszych natomiast mamy możliwość dowiedzieć się jak przeprowadzić takie szkolenie i następnie wewnątrz jednostki regularnie odświeżać wiedzę naszych pracowników. Wzór tego typu szkolenia jesteśmy znaleźć samodzielnie niemniej o wiele bardziej wiarygodnie informacje uzyskamy po kontakcie z tego typu firmą. Audyt RODO w firmie to niewątpliwie trudne zadanie, które może przede wszystkim pokazać bardzo dużo braków. Oczywiście taki jest jego główny cel, ponieważ każdemu administratorowi powinno zależeć właśnie na tym, aby otrzymać komplet informacji odnośnie koniecznych do wykonania prac.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych:

IOD Iwona Wdowik
email: iwona.wdowik@odorodo24.pl
tel. 692 136 621