Wdrożenie rodo w firmach, przedsiembiorstwach, organizacjachJak wdrożyć RODO w firmie?

O RODO słyszymy już od dłuższego czasu i z każdej strony jesteśmy bombardowani coraz to nowszymi informacjami na temat przepisów czy też ich interpretacji. W dalszym ciągu przedsiębiorstwa czekają na wytyczne bądź dobre praktyki, dzięki którym będą w stanie szybko przeprowadzić wdrożenie RODO. Nie da się ukryć, że rozporządzenie RODO nakłada na właścicieli przedsiębiorstw i wszelkich administratorów danych osobowych sporo obowiązków, które muszą spełnić, aby ze spokojem móc świadczyć usługi. Warto natomiast do tematu wdrożenia RODO podejść z dużym rozsądkiem, ponieważ niejedna oferta wdrożenia RODO nie zawiera wszystkich działań, które powinny być uwzględnione. Nowe rozporządzenie i brak wiedzy wśród przedsiębiorców staje się bardzo dużym polem do popisy dla osób, które chcą na tym zyskać. W związku z tym decydując się na wsparcie ze strony firmy zewnętrznej powinniśmy potraktować wdrożenie RODO krok po kroku i sprawdzić oferty zarówno pod katem działań, jakie uwzględniają, jak i finalnych raportów. Cena także powinna mieć dla nas kluczowe znaczenie, ponieważ jeśli obejmuje niewiele procesów, a jest wygórowana możemy się spodziewać, że przeprowadza je firma, która nie specjalizuje się w kompleksowym wdrożeniu.

Firmy przeprowadzające audyty i wdrożenie RODO

Nie da się ukryć, że ze względu na rozległość przepisów oraz fakt, że w przypadku wielu przedsiębiorstw są to rzeczy kompletnie nowe istotne jest skorzystanie z usług właściwego podmiotu sprawdzającego. Na stronach internetowych firm audytujących znajdziemy cennik jak i szczegółowy opis wdrożenia, co na pewno będzie wartościowe i pomocne w wyborze właściwej firmy. Dla wielu firm kluczowe znaczenie ma szkolenie i odpowiednie wprowadzenie wszystkich pracowników w temat ochrony danych osobowych oraz zmian, jakie niesie za sobą RODO. Wdrożenie RODO w firmie to niewątpliwie duże wyzwanie, do którego należy podejść z dużą rozwagą i przede wszystkim ze sporym wyprzedzeniem. Bez trudu natomiast znajdziemy obecnie firmy, które świadczą ekspresowe usługi wdrożenia RODO oraz audytów, dzięki czemu nawet krótko przed wejściem w życie przepisów jesteśmy w stanie otrzymać istotne dla nas informacje. Na ich podstawie będziemy w stanie później dokonać kluczowych zmian w procedurach w firmie czy też właściwie dostosować system, z jakiego korzystamy.

Jak wdrożyć RODO w różnych organizacjach?

Dla wielu podmiotów bardzo przydatny może być praktyczny poradnik, dzięki któremu są w stanie w krótkim czasie odpowiednio zmodyfikować dokumenty czy też procedury. Wdrożenie RODO i małych i średnich organizacjach to wbrew pozorom równie wymagające zadanie co w większych firmach, ponieważ należy dokonać dokładnie takiej samej inwentaryzacji zasobów. Oczywiście może zająć to mniej czasu, co nie zmienia faktu, że należy zająć się tym we właściwy sposób. Wiele firm, które prowadzą takie procesy udostępnia podstawowe informacje na swoich stronach internetowych, dzięki czemu możemy samodzielnie wykonać podstawowe działania, a z ich usług skorzystać w późniejszym etapie. Nie da się ukryć, że każdą placówkę należy potraktować indywidualnie i podejść do niej zupełnie inaczej. Wdrożenie RODO w małej firmie na pewno będzie przebiegało zupełnie inaczej niż wdrożenie RODO w szkole z prostej przyczyny. Są to podmioty, które przetwarzają zupełnie inne dane, a jak wiemy RODO wyraźnie mówi o szczególnej ochronie osób małoletnich. W związku z tym planując wdrożenie RODO warto w pierwszej kolejności ustalić szczegóły z firmą, której to zlecamy. Niezbędnym elementem takiej współpracy powinna być umowa, która ściśle określa działania, jakie wykonana firma zewnętrzna. Oprócz tego bardzo ważnym elementem powinien być harmonogram działań, dzięki któremu jesteśmy w stanie monitorować postępy w pracy i odpowiednio dostosowywać je do procesów, które jednocześnie toczą się w naszej organizacji. Zarządzanie wdrożeniem RODO to bez dwóch zdań jedno z trudniejszych zadań, ponieważ większości firm zależy na zrealizowaniu go możliwie szybko. Jednocześnie istotne jest zachowanie ciągłości kluczowych i głównych działań w firmie, które mogą polegać na dostarczaniu klientom usługi czy bieżącej sprzedaży produktów i rozwoju całej firmy.

GDPR i jego wymogi

Nie da się ukryć, że RODO, którego wejście w życie nastąpi już niebawem nakłada na wszystkich duże wymagania. Dokumenty, jakie należy przygotować wymagają czasu i pracy dlatego ważne jest, aby skorzystać z opinii osób, które mają już podstawowe doświadczenie w tej kwestii. Rejestry czynności przetwarzania i kategorii przetwarzania, jakie musimy prowadzić będąc administratorem czy podmiotem przetwarzającym dane osobowe na zlecenie rzeczywiście stanowią niezbędny punkt na liście  „do zrobienia” jeśli zależy nam na byciu w pełni zgodnym z RODO i uniknięciu sytuacji, w których na żądanie organu nadzorczego jesteśmy w stanie szybko i klarownie przedstawić wszystkie informacje. Całe RODO właśnie do tego w dużej mierze się sprowadza – dokładnym i konkretnym przedstawieniu dokumentów i uzasadnieniu prowadzonych przez nas działań.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych:

IOD Iwona Wdowik
email: iwona.wdowik@odorodo24.pl
tel. 692 136 621